2023.12.04-2023.12.08、2023.12.11-12.12 FDA 對印度 Laurus 公司進(jìn)行了審計(jì)。

今天分享的是發(fā)現(xiàn)項(xiàng) 5

The issuance of documents is not adequately controlled.

Specifically,

Batch product record annexure pages that contain batch-related information and data are not adequately issued and controlled. For example, during the manufacture of xxx batches xxx five, six, and five annexure pages, respectively, were used in the manufacture to document weights obtained during xxx. These pages are printed by production personnel as outlined in procedure QA/086,“Procedure for Operation of Document Management System (DMS) Software”，and can be used for any purpose as part of the execution of the batch record. These pages are not issued, controlled, or reconciled in a way to ensure that the data and records are complete and that all pages printed are accounted for as part of batch record execution and documentation.

文件的發(fā)放沒有得到適當(dāng)?shù)目刂啤?/p>

尤其是，

包含批相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的批產(chǎn)品記錄附件頁未得到充分分發(fā)和控制。例如，在 xxx 批次 xxx 的生產(chǎn)過程中，分別使用了五頁、六頁和五頁附件來記錄 xxx 期間獲得的重量。這些頁面由生產(chǎn)人員按照程序 QA/086“文件管理系統(tǒng) (DMS) 軟件操作程序”中所述進(jìn)行打印，并可作為批記錄執(zhí)行的一部分用于任何目的。這些頁面的分發(fā)、控制或核對方式不能確保數(shù)據(jù)和記錄的完整性，也不能確保所有打印的頁面都作為批記錄執(zhí)行和文件的一部分。

這個(gè)案例，其實(shí)主要是一個(gè)空白記錄的分發(fā)、使用和回顧的控制合理性問題。

顯然，這樣的萬能補(bǔ)丁給到所有人，是不合適的，目的是任意的也是不合適的，沒有追溯手段是不合適的……在一個(gè)不 roubust 流程中用了電子系統(tǒng)，也不是什么良藥。

以下是關(guān)于空白表單的一些探討。

1. 空白表單的控制：

在 GxP 的許多程序的后面是空白表單，旨在確保符合 SOP 中包含的工作并收集所需數(shù)據(jù)。FDA 曾提出了如何控制這些空白表單的問題。FDA 希望此類表單的每個(gè)副本都有唯一的編號(hào)和說明

MHRA 和世界衛(wèi)生組織指導(dǎo)文件也提出了空白表單控制要求。此外，PIC/S 和 EMA 監(jiān)管指導(dǎo)文件中涵蓋了這一主題。這種方法的基本原理是，不受控制的空白表單為數(shù)據(jù)造假或測試合規(guī)性提供了機(jī)會(huì)。

空白表單的控制在許多衛(wèi)生監(jiān)管檢查中都是一個(gè)難題。一般來說，使用空白表單并不是一個(gè)好主意：如果無法避免，必須進(jìn)行全面的控制。預(yù)計(jì)來自歐洲藥品管理局和藥品檢驗(yàn)公約 / 藥品檢驗(yàn)合作計(jì)劃 (PIC/S) 即將發(fā)布的指導(dǎo)文件將對這一主題提供更多的說明，并幫助讀者了解需要做些什么來控制空白表單。建議分兩個(gè)階段來看待這個(gè)問題：

• 通過設(shè)計(jì)、審核、批準(zhǔn)和安全存儲(chǔ)等階段對主模板進(jìn)行控制
• 在 GxP 中使用從主模板創(chuàng)建的預(yù)先編號(hào)的表單來記錄規(guī)定的工作

2. 主模板的控制

空白模板需要在以下兩個(gè)階段進(jìn)行控制：第一個(gè)階段是開發(fā)和控制主模板，第二個(gè)階段是如何使用它。這將在下面兩張圖中作為跨功能流程流程圖來展示。它有以下需要交互的功能，以便控制每個(gè)空白表單的主模板并以符合要求的方式使用它們：

• Data governance 數(shù)據(jù)治理
• Quality 質(zhì)量
• Generation 生成
• Distribution 分發(fā)
• Completion 完成
• Review 審核

每個(gè)空白表單都應(yīng)該分配一個(gè)所有者。這通常是主要標(biāo)準(zhǔn)操作程序、分析程序或控制表單使用的工作指導(dǎo)的主題專家（SME)。表單的設(shè)計(jì)將適應(yīng)工作，并根據(jù)適用的流程收集記錄。

這個(gè)表單可以使用 Word 甚至 Excel 電子表單來設(shè)計(jì)，但是模板中必須有表單的名稱和版本號(hào)，以及與表單相關(guān)的文件號(hào)。必須確保的一點(diǎn)是有足夠的空間讓執(zhí)行輸入值或結(jié)果

當(dāng)填寫表單時(shí)，需要由另一名人員進(jìn)行審核，以確保表單正確、準(zhǔn)確，并符合控制程序的要求。如果需要更改，則將表單返回給作者進(jìn)行更新

• 當(dāng)技術(shù)審核完成后，需要進(jìn)行質(zhì)量審核和批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后，將批準(zhǔn)日期添加到母表中。
• 表單必須以手寫或電子簽署形式簽批

假設(shè)不需要進(jìn)行任何更改，那么模板主文件現(xiàn)在需要安全地存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上的 IT 環(huán)境中，或者存儲(chǔ)在限制訪問權(quán)限的電子文檔管理系統(tǒng)中。

為了確保只使用模板的當(dāng)前版本，需要有一個(gè)有效的流程來退役舊模板并替換為新版本。質(zhì)量部門需要維護(hù)一個(gè)追蹤系統(tǒng)，以控制所有空白模板，例如標(biāo)題、參考編號(hào)（包括版本號(hào)）、分發(fā)日期、適用程序和存儲(chǔ)位置。

3. 空白表單的使用

不需要打印或影印空白表單，而是需要一個(gè)正式的程序來簽發(fā)受控和編號(hào)的文件版本。

該流程首先向管理空白表單的分發(fā)和核對的個(gè)人或團(tuán)體提出請求。這個(gè)功能通常在實(shí)驗(yàn)室之外，通常是質(zhì)量保證角色，以確保操作的獨(dú)立性。經(jīng)授權(quán)人員將向文檔控制專員請求一個(gè)特定的表單，文檔控制專員將頒發(fā)從模板的當(dāng)前版本創(chuàng)建的空白表單的唯一編號(hào)版本。

在跟蹤系統(tǒng)中輸入唯一編號(hào)，并輸入請求者的名稱和發(fā)出日期 / 時(shí)間。這種跟蹤系統(tǒng)最簡單的形式是裝訂的日志簿，有編號(hào)的頁面，由文檔控制專員手寫的條目，包含諸如分發(fā)日期、唯一的表單編號(hào)、發(fā)送表單的人員 / 部門等信息。

這些空白表單的分發(fā)副本應(yīng)采用安全受控印章和油墨顏色，或使用現(xiàn)場沒有的彩色紙，以避免影印。電子系統(tǒng)可以發(fā)出具有唯一編號(hào)和副本編號(hào)的表單，這可能是一種替代方案，但需要嚴(yán)格的驗(yàn)證以確保這一過程是安全的，并且只允許打印一份副本。否則，受控副本只會(huì)以紙張形式分發(fā)，因?yàn)殡娮影姹究梢赞D(zhuǎn)載（與今天的空白表單相同）。

• 表單將在受控區(qū)域室使用，填寫表單時(shí)應(yīng)遵循良好的文件記錄慣例，例如，與正在進(jìn)行的工作同時(shí)進(jìn)行，用不可磨滅的筆填寫，需要修改的條目必須在不模糊原始條目的情況下填寫，然后在更改的原因處草簽和日期。任何未使用的空白區(qū)域都需要填上草簽和日期。用戶不得使用同上標(biāo)記。不要使用日期戳。如果有偽造的嫌疑，檢查人員將檢查填寫表單的人是否在聲稱填寫表單的時(shí)候就在現(xiàn)場。

如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，需要一個(gè)新表單，則需要將表單返回給文檔控制專員，但在發(fā)布新表單之前，需要有一個(gè)文檔化的理由，說明為什么需要替換表單。舊表單必須保留，新表單必須重新頒發(fā)。

在工作完成時(shí)，審核員需要檢查工作是否正確完成，如果表單上包含了任何計(jì)算，則需要驗(yàn)證它們是否正確。

該表單連同其他記錄證據(jù)被整理到批記錄中，并與追蹤系統(tǒng)相一致。

如今在受監(jiān)管實(shí)驗(yàn)室中使用的許多軟件應(yīng)用程序都不具備接管目前在紙面上執(zhí)行的許多功能的能力。這是由于無法從其核心功能擴(kuò)展，或是由于法規(guī)符合性差，如存儲(chǔ)在操作系統(tǒng)文件中的記錄，審計(jì)追蹤功能不足，包括審核和未在已簽名記錄上簽名的電子簽名。供應(yīng)商和用戶需要共同努力，確保充分的功能和合規(guī)性，這需要時(shí)間。

即使使用了最好的軟件，實(shí)驗(yàn)室仍可能需要將某些活動(dòng)記錄在紙上，例如樣品制備過程中的任何稀釋。這項(xiàng)工作需要記錄在紙上，并手動(dòng)輸入到色譜數(shù)據(jù)系統(tǒng)等應(yīng)用程序中。

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