2023.12.04-2023.12.08、2023.12.11-12.12 FDA對印度Laurus公司進(jìn)行了審計(jì)。

今天分享的是發(fā)現(xiàn)項(xiàng)5

ftware”，and can be used for any purpose as part of the execution of the batch record.These pages are not issued,controlled,or reconciled in a way to ensure that the data and records are complete and that all pages printed are accounted for as part of batch record execution and documentation.

文件的發(fā)放沒有得到適當(dāng)?shù)目刂啤?/p>

尤其是，

包含批相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的批產(chǎn)品記錄附件頁未得到充分分發(fā)和控制。例如，在xxx批次xxx的生產(chǎn)過程中，分別使用了五頁、六頁和五頁附件來記錄xxx期間獲得的重量。這些頁面由生產(chǎn)人員按照程序QA/086“文件管理系統(tǒng)(DMS)軟件操作程序”中所述進(jìn)行打印，并可作為批記錄執(zhí)行的一部分用于任何目的。這些頁面的分發(fā)、控制或核對方式不能確保數(shù)據(jù)和記錄的完整性，也不能確保所有打印的頁面都作為批記錄執(zhí)行和文件的一部分。

這個(gè)案例，其實(shí)主要是一個(gè)空白記錄的分發(fā)、使用和回顧的控制合理性問題。

顯然，這樣的萬能補(bǔ)丁給到所有人，是不合適的，目的是任意的也是不合適的，沒有追溯手段是不合適的……在一個(gè)不roubust流程中用了電子系統(tǒng)，也不是什么良藥。

以下是關(guān)于空白表單的一些探討。

1.空白表單的控制：

在GxP的許多程序的后面是空白表單，旨在確保符合SOP中包含的工作并收集所需數(shù)據(jù)。FDA曾提出了如何控制這些空白表單的問題。FDA希望此類表單的每個(gè)副本都有唯一的編號和說明

MHRA和世界衛(wèi)生組織指導(dǎo)文件也提出了空白表單控制要求。此外，PIC/S和EMA監(jiān)管指導(dǎo)文件中涵蓋了這一主題。這種方法的基本原理是，不受控制的空白表單為數(shù)據(jù)造假或測試合規(guī)性提供了機(jī)會(huì)。

空白表單的控制在許多衛(wèi)生監(jiān)管檢查中都是一個(gè)難題。一般來說，使用空白表單并不是一個(gè)好主意：如果無法避免，必須進(jìn)行全面的控制。預(yù)計(jì)來自歐洲藥品管理局和藥品檢驗(yàn)公約/藥品檢驗(yàn)合作計(jì)劃(PIC/S)即將發(fā)布的指導(dǎo)文件將對這一主題提供更多的說明，并幫助讀者了解需要做些什么來控制空白表單。建議分兩個(gè)階段來看待這個(gè)問題：

通過設(shè)計(jì)、審核、批準(zhǔn)和安全存儲(chǔ)等階段對主模板進(jìn)行控制

在GxP中使用從主模板創(chuàng)建的預(yù)先編號的表單來記錄規(guī)定的工作

2.主模板的控制

空白模板需要在以下兩個(gè)階段進(jìn)行控制：第一個(gè)階段是開發(fā)和控制主模板，第二個(gè)階段是如何使用它。這將在下面兩張圖中作為跨功能流程流程圖來展示。它有以下需要交互的功能，以便控制每個(gè)空白表單的主模板并以符合要求的方式使用它們：

Data governance數(shù)據(jù)治理

Quality質(zhì)量

Generation生成

Distribution分發(fā)

Completion完成

Review審核

每個(gè)空白表單都應(yīng)該分配一個(gè)所有者。這通常是主要標(biāo)準(zhǔn)操作程序、分析程序或控制表單使用的工作指導(dǎo)的主題專家（SME)。表單的設(shè)計(jì)將適應(yīng)工作，并根據(jù)適用的流程收集記錄。

這個(gè)表單可以使用Word甚至Excel電子表單來設(shè)計(jì)，但是模板中必須有表單的名稱和版本號，以及與表單相關(guān)的文件號。必須確保的一點(diǎn)是有足夠的空間讓執(zhí)行輸入值或結(jié)果

當(dāng)填寫表單時(shí)，需要由另一名人員進(jìn)行審核，以確保表單正確、準(zhǔn)確，并符合控制程序的要求。如果需要更改，則將表單返回給作者進(jìn)行更新

當(dāng)技術(shù)審核完成后，需要進(jìn)行質(zhì)量審核和批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后，將批準(zhǔn)日期添加到母表中。

表單必須以手寫或電子簽署形式簽批

假設(shè)不需要進(jìn)行任何更改，那么模板主文件現(xiàn)在需要安全地存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上的IT環(huán)境中，或者存儲(chǔ)在限制訪問權(quán)限的電子文檔管理系統(tǒng)中。

為了確保只使用模板的當(dāng)前版本，需要有一個(gè)有效的流程來退役舊模板并替換為新版本。質(zhì)量部門需要維護(hù)一個(gè)追蹤系統(tǒng)，以控制所有空白模板，例如標(biāo)題、參考編號（包括版本號）、分發(fā)日期、適用程序和存儲(chǔ)位置。

3.空白表單的使用

不需要打印或影印空白表單，而是需要一個(gè)正式的程序來簽發(fā)受控和編號的文件版本。

該流程首先向管理空白表單的分發(fā)和核對的個(gè)人或團(tuán)體提出請求。這個(gè)功能通常在實(shí)驗(yàn)室之外，通常是質(zhì)量保證角色，以確保操作的獨(dú)立性。經(jīng)授權(quán)人員將向文檔控制專員請求一個(gè)特定的表單，文檔控制專員將頒發(fā)從模板的當(dāng)前版本創(chuàng)建的空白表單的唯一編號版本。

在跟蹤系統(tǒng)中輸入唯一編號，并輸入請求者的名稱和發(fā)出日期/時(shí)間。這種跟蹤系統(tǒng)最簡單的形式是裝訂的日志簿，有編號的頁面，由文檔控制專員手寫的條目，包含諸如分發(fā)日期、唯一的表單編號、發(fā)送表單的人員/部門等信息。

這些空白表單的分發(fā)副本應(yīng)采用安全受控印章和油墨顏色，或使用現(xiàn)場沒有的彩色紙，以避免影印。電子系統(tǒng)可以發(fā)出具有唯一編號和副本編號的表單，這可能是一種替代方案，但需要嚴(yán)格的驗(yàn)證以確保這一過程是安全的，并且只允許打印一份副本。否則，受控副本只會(huì)以紙張形式分發(fā)，因?yàn)殡娮影姹究梢赞D(zhuǎn)載（與今天的空白表單相同）。

表單將在受控區(qū)域室使用，填寫表單時(shí)應(yīng)遵循良好的文件記錄慣例，例如，與正在進(jìn)行的工作同時(shí)進(jìn)行，用不可磨滅的筆填寫，需要修改的條目必須在不模糊原始條目的情況下填寫，然后在更改的原因處草簽和日期。任何未使用的空白區(qū)域都需要填上草簽和日期。用戶不得使用同上標(biāo)記。不要使用日期戳。如果有偽造的嫌疑，檢查人員將檢查填寫表單的人是否在聲稱填寫表單的時(shí)候就在現(xiàn)場。

如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，需要一個(gè)新表單，則需要將表單返回給文檔控制專員，但在發(fā)布新表單之前，需要有一個(gè)文檔化的理由，說明為什么需要替換表單。舊表單必須保留，新表單必須重新頒發(fā)。

在工作完成時(shí)，審核員需要檢查工作是否正確完成，如果表單上包含了任何計(jì)算，則需要驗(yàn)證它們是否正確。

該表單連同其他記錄證據(jù)被整理到批記錄中，并與追蹤系統(tǒng)相一致。

如今在受監(jiān)管實(shí)驗(yàn)室中使用的許多軟件應(yīng)用程序都不具備接管目前在紙面上執(zhí)行的許多功能的能力。這是由于無法從其核心功能擴(kuò)展，或是由于法規(guī)符合性差，如存儲(chǔ)在操作系統(tǒng)文件中的記錄，審計(jì)追蹤功能不足，包括審核和未在已簽名記錄上簽名的電子簽名。供應(yīng)商和用戶需要共同努力，確保充分的功能和合規(guī)性，這需要時(shí)間。

即使使用了最好的軟件，實(shí)驗(yàn)室仍可能需要將某些活動(dòng)記錄在紙上，例如樣品制備過程中的任何稀釋。這項(xiàng)工作需要記錄在紙上，并手動(dòng)輸入到色譜數(shù)據(jù)系統(tǒng)等應(yīng)用程序中。